Entretiens annuels : préparer avec l’IA sans y laisser l’humain

Chaque automne, c’est la même chose. Les entretiens annuels arrivent. Le dirigeant de TPE les repousse, puis les enchaîne en deux jours, sans préparation. Le salarié le sent. L’échange tourne court.

L’IA peut alléger la préparation. Elle ne peut pas mener l’entretien à votre place. Et elle pose une question qu’on oublie souvent : que lui confie-t-on sur ses salariés ?

Ce qui prend vraiment du temps

Un entretien annuel bien fait ne dure pas longtemps en lui-même. C’est tout ce qui l’entoure qui pèse.

• Retrouver ce qui s’est passé dans l’année. Les projets, les difficultés, les objectifs fixés l’an dernier. Souvent dispersés entre des mails, des notes et la mémoire.
• Préparer les questions. Les mêmes chaque année, faute de temps pour les adapter.
• Rédiger le compte rendu. C’est l’étape qu’on bâcle, ou qu’on ne fait jamais.

Sur ces trois postes, l’IA a une place. Pas partout de la même façon.

Où l’IA aide réellement

Structurer la trame

Demandez une grille d’entretien adaptée à votre activité : bilan de l’année, compétences, conditions de travail, souhaits d’évolution, formation. Précisez le métier, la taille de l’équipe, le ton voulu. Vous obtenez une base en quelques minutes, que vous ajustez. C’est le cas d’usage le plus sûr : aucune donnée personnelle n’entre dans l’outil.

Reformuler vos propres notes

Vous avez noté en vrac ce que vous voulez dire à chacun. L’IA peut transformer ces notes en points clairs, plus factuels, moins abrupts. Elle aide surtout à formuler une critique sans blesser. Une condition : retirer le nom et tout ce qui permet d’identifier la personne avant de coller le texte.

Mettre au propre le compte rendu

Après l’entretien, dictez ou tapez vos notes brutes. Faites-les reformuler en un compte rendu structuré. Puis relisez chaque phrase. Le salarié va le lire, et parfois le signer. Une formule maladroite inventée par l’outil devient votre formule.

Ce que vous ne lui confiez pas

Un entretien annuel brasse des informations sensibles : santé, situation familiale, tensions dans l’équipe, rémunération. Le RGPD s’applique pleinement aux données des salariés. Quelques règles simples suffisent.

1. Pas de nom, pas de détail identifiant dans un outil grand public. « Un technicien de l’équipe chantier » suffit pour obtenir de l’aide.
2. Jamais de donnée de santé, même évoquée en passant pendant l’entretien. Elle reste dans votre dossier, pas dans l’outil.
3. Pas d’enregistrement de l’entretien envoyé à un service de transcription sans l’accord explicite du salarié, et sans savoir où les données sont stockées.
4. Un abonnement professionnel si vous traitez régulièrement des informations RH, avec l’option d’entraînement sur vos données désactivée.

Ces règles reprennent la logique déjà détaillée dans l’article sur les données clients et l’IA. Elle vaut tout autant pour vos salariés.

Ce que l’IA ne doit pas décider

L’IA peut vous aider à écrire. Elle ne doit pas évaluer. Lui demander de noter un salarié à partir de ses résultats, ou de proposer une augmentation, c’est lui confier un jugement qu’elle n’a aucun moyen de porter correctement. Elle ne connaît ni le contexte, ni l’histoire, ni ce qui ne s’écrit pas.

Le même principe guide le tri des candidatures : l’outil prépare, l’humain décide. L’AI Act classe d’ailleurs les systèmes qui évaluent la performance des salariés parmi les usages à haut risque. Une TPE n’a aucune raison de s’y aventurer.

Il y a aussi une raison plus simple. Un salarié perçoit vite un compte rendu écrit par une machine. Des phrases lisses, génériques, qui pourraient s’appliquer à n’importe qui. L’effet est l’inverse de celui recherché : il se sent traité en dossier.

Une méthode en trois temps

Pour une équipe de cinq à quinze personnes, comme on en croise beaucoup autour d’Angers, voici un déroulé réaliste.

1. Une heure, une fois : construire la trame avec l’IA, l’ajuster, la garder pour les années suivantes.
2. Un quart d’heure par salarié, avant : relire les objectifs de l’an dernier, noter trois points à aborder, les faire reformuler si besoin, sans nom.
3. Un quart d’heure par salarié, après : mettre au propre le compte rendu, le relire en entier, le transmettre.

Ce sont des ordres de grandeur observés, pas une promesse. Mais l’essentiel du temps gagné ne se trouve pas là. Il se trouve dans l’entretien lui-même, que vous abordez préparé, disponible, attentif à la personne en face.

Pour aller plus loin

Si vous voulez poser ces règles avec votre équipe ou construire une trame adaptée à votre métier, l’audit initial de 20 minutes est offert. On regarde ensemble ce qui a du sens chez vous, et ce qui n’en a pas.